Membuat Mail Merge Ms Word. Dalam bahasa Indonesia, pengertian Mail Merge bisa juga disebut dengan "Surat Massal". Surat massal adalah sebuah cara atau metode untuk membuat banyak tulisan atau terutama surat dengan format yang sama dengan mudah dan sangat cepat, hanya dengan mengubah sedikit pada bagian nama atau alamat si penerima surat. Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
- Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
- Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. Namun dengan berkembangnya Microsoft word 2003 ke Microsoft Word 2007, dan seterusnta pengguna akan sedikit mengalami kesulitan. Pada Tutorial kali ini, kita akan membahas langkah-langkah sederhana menggunakan mail merge pada Microsoft Word 2007. Berikut ini contoh penggunaan mail merge untuk mengisi skhu.
DAFTAR NILAI UJIAN TULIS
SEKOLAH DASAR
TAHUN PELAJARAN 2013/2014
Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala SD Negeri .............. Kabupaten Banyumas menerangkan bahwa:
Nama : xxxx(1)Tempat, tanggal lahir : xxxx(2)
Nomor Peserta : xxxx(3)
Asal Sekolah : SD Negeri......
Telah mengikuti Ujian Sekolah (US) yang diselenggarakan dari tanggal 17 s.d 24 Mei 2014 dengan nilai sebagai berikut :
Perhatikan tanda xxxx 1 sampai dengan 11 di atas merupakan data yang akan kita masukan ke mail merge.No | Mata Pelajaran | Nilai | |
Dengan angka | Dengan Huruf | ||
Ujian Sekolah | |||
1. | Pendidikan Agama Islam | xxxx(4) | xxxx(5) |
2. | Pendidikan Kewarganegaraan | xxxx(6) | xxxx(7) |
3. | Ilmu Pengetahuan Sosial | xxxx(8) | xxxx(9) |
JUMLAH | xxxx(10) | xxxx(11) | |
Langkah-langkah :
- Pilih menu mailling-->start mail merge-->Step by step Mail Merge Wizzard.
- Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.
- Pilih lah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create.
- Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan.
- Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.
- Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh : nama, tempat (lihat gambar)
- Isikan kolom dengan data yang kita perlukan misalnya : (1)Nama, (2) TTL, (3) No. Peserta, (4) PAI, (5) PAI Huruf, (6) PKn, (7) PKn Huruf, (8) IPS, (9) IPS Huruf, (10) Jumlah, dan (11) Jml Huruf.
- Setelah proses pembuatan kolom selesai, isilah kolom dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry. Contoh : kolom nama diisi dengan Rudi, Desy, Hadi, Romy.Untuk mengakhiri tekan OK.
- Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen. Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge. Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.
- Namun jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit.
- Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field.
- Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan pada nomor (1) dan seterusnya
- Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results